Tres datas diferentes
Uma venda acontece em um momento, pode gerar parcelas com datas previstas diferentes e chegar ao banco em outro dia. A agenda de recebiveis representa uma expectativa de liquidacao. O movimento da adquirente mostra o que foi reconhecido segundo as regras daquele contrato. O extrato bancario confirma o credito efetivo na conta. Tratar as tres datas como se fossem uma so cria falsos atrasos e esconde divergencias reais.
O que a agenda representa
Em uma venda parcelada, o valor bruto pode ser dividido em varias parcelas. Cada parcela pode ter uma data prevista, uma taxa, um valor liquido e um status. Antecipacao, cancelamento, chargeback, ajuste comercial e mudanca de domicilio bancario podem alterar o caminho esperado. Por isso, uma agenda nao deve ser lida como promessa de que o dinheiro ja chegou.
O ponto de partida e identificar a origem de cada registro: ERP ou PDV, extrato da adquirente, arquivo bancario ou integracao autorizada. A data de venda responde quando o cliente comprou. A data prevista responde quando a liquidacao era esperada. A data de pagamento da adquirente responde quando aquele evento foi informado como liquidado. A data bancaria responde quando o credito apareceu no extrato.
Como comparar sem criar falso atraso
O cruzamento deve guardar pelo menos:
- data e hora da venda, quando disponivel;
- data prevista, data de liquidacao informada e data do credito bancario;
- valor bruto, descontos, taxa, ajustes e valor liquido;
- quantidade da parcela, identificador da venda, NSU, TID ou referencia equivalente;
- conta de recebimento e loja associada ao movimento.
Uma janela de tolerancia precisa ser definida pelo negocio. Ela pode ser diferente para um arquivo diario, uma liquidacao em dias uteis e um deposito agrupado. A tolerancia nao deve apagar a evidencia de um atraso: ela apenas evita classificar como divergencia um registro que ainda esta dentro da regra operacional.
Exemplo pratico
Considere uma venda ilustrativa de R$ 500,00 em tres parcelas. O ERP registra a venda no dia 10. A adquirente informa tres recebiveis de R$ 166,67, R$ 166,67 e R$ 166,66, ja com a regra de arredondamento documentada. A primeira parcela aparece como prevista para o dia 20, mas o banco registra um credito agrupado de R$ 320,00 junto com outras vendas. O sistema nao deve procurar apenas um deposito de R$ 166,67. Deve relacionar o lote, a conta, o periodo, os valores liquidos e as outras parcelas que compoem o credito.
Esse exemplo e apenas demonstrativo. Na pratica, o valor liquido depende do contrato, da modalidade e de ajustes que precisam estar presentes na evidencia importada. Quando nao houver sinal suficiente para uma associacao, o resultado deve permanecer pendente para revisao, e nao ser marcado como conciliado por aproximacao silenciosa.
Proxima acao
Comece por um periodo pequeno, confira os totalizadores e defina as tolerancias antes de carregar todo o historico. A conciliacao em tres vias explica por que o deposito nao e tratado como simples copia da venda. A TriaNexa organiza cada excecao com referencia, causa provavel e proxima acao para que o time financeiro decida o tratamento.